Blogging-Tools für Ihr Corporate Blog

Kennen Sie das? Sie haben eine gute Idee für ein mögliches Thema, das sich gut für einen Artikel auf Ihrem Corporate Blog eignet. Oder ein tolles Video. Oder ein Foto. Aber wohin mit dieser Idee oder der Datei, die in Gefahr gerät, doch wieder von Ihnen vergessen zu werden, bevor sie Sie umsetzen können? Vergessen Sie die bunten Haftnotizzettel, die niemand wiederfindet! Ihnen fehlen Blogging-Tools! Lesen Sie hier über einige digitale Werkzeuge, die ich selbst benutze, um meine Ideen für genau dieses Corporate Blog, das Sie jetzt gerade lesen, zu organisieren und um mit meinen Kolleg:innen und Partner:innen, aber auch mit meinen Kund:innen zusammenzuarbeiten. 

Trello

Stellen Sie sich eine ganz normale Pinnwand vor. Teilen Sie nun Spalten auf Ihrer Pinnwand ein: »To Do«, »In Arbeit« und »Erledigt« – simpel, aber effektiv. In diese Listen auf der Pinnwand können Sie jetzt Karten pinnen, auf denen Sie genauer beschreiben, welche Arbeiten Sie erledigen möchten. Oder erledigt haben möchten: Denn die Karten können Sie Ihren Mitarbeiter:innen zuweisen, die sich dann darum zu kümmern haben.

Trello bietet genau diese Funktionalität, aber in digital. Im Gegensatz zu einer physischen Pinnwand können Sie Trello beliebig komplex verwenden. Ich selbst benutze es zur Vorbereitung meiner Blog-Artikel, speichere meine Recherche-Ergebnisse in Boards und für die Redaktionsplanung. Dabei kann Trello natürlich viel mehr als eine handelsübliche Pinnwand: Das Tool eignet sich hervorragend für das Projektmanagement von kleineren Teams. Die Automatisation verschiedener Abläufe ist möglich, die logische Verknüpfung verschiedener Pinnwände (die bei Trello »Boards« heißen), Listen mit der Möglichkeit zum Abhaken, Import von Bildern und Videos und viel mehr. Das alles schafft noch mehr Übersicht darüber, was Sie zudem erledigen müssen. Darum darf Trello in keiner Liste von Blogging-Tools fehlen.

Wichtig zu wissen ist, dass Ihre Mitarbeiter:innen auch alle bei Trello angemeldet sein müssen, damit Sie untereinander Aufgaben zuweisen können oder auch nur das Board ansehen zu können. Wie solch ein Board funktioniert, sehen Sie hier (Video auf Englisch):

Evernote

Das mächtige Tool Evernote ist auf Deutsch verfügbar und eignet sich unter anderem für das Brainstorming von anstehenden Projekten. Sie können mit Ihren Mitarbeiter:innen Dokumente erstellen, in die jeder hinein schreiben kann. Ich selbst nutze es vornehmlich als Datenbank für Informationen, um recherchierte Inhalte abzulegen, die noch keinen Platz in Trello finden – etwa, weil sich gerade erst eine Idee für einen Artikel formt. Ganz egal, ob Fotos, Internetartikel oder Links von Webseiten, PDFs oder sonstige Dokumente – Sie können alles in Evernote-Notizbüchern ablegen. Auch die Evernote-App kann vom Smartphone und Tablet aus auf all Ihre Daten zugreifen und Sie somit plattformübergreifend arbeiten. Sogar handschriftliche Notizen und Diagramme sind möglich.

Evernote bietet eine sehr ausgeprägte Suchfunktion, die es Ihnen ermöglicht, Begriffe einzugeben, wobei dann sämtliche Dokumente durchsucht werden. Und Sie können mit dem Tool präsentieren. Mit wenigen Klicks ist es möglich, Notizen in eine Art Präsentation zu verwandeln, die dann in einem schlichten Layout ausgeworfen werden. Somit schaffen Sie schnell einen klaren Überblick, was zum Beispiel bei einem Meeting zur raschen Informationsaufnahme Ihrer Mitarbeiter führt. Hier ist ein Video von Evernote über Evernote (Englisch):

Einen kleinen Haken gibt es allerdings schon: Zwar können Sie das Tool kostenlos nutzen, haben dann aber nicht alle Funktionen. Es gibt grundsätzlich zwei Account-Arten, die mit unterschiedlichem Funktionsumfang und stark variierenden Preisen ausgestattet sind: für Einzelpersonen (zur Funktionsübersicht und den Preisen) und für Teams (zur Funktionsübersicht und den Preisen).

Google Calendar

Der Google Calendar ist ein kostenloser Webkalender, bei dem Sie sich mit einem Google-Konto anmelden müssen. Das besitzen Sie vermutlich ohnehin schon, falls Sie etwa einen YouTube-Account, eine GMail-Adresse, ein Android-Smartphone, Google Analytics oder Google Ads oder einen anderen Service von Google nutzen. Hier können Sie Ihre eigenen Kalender erstellen, verwalten und mit all Ihren Kolleg:innen teilen. Die wissen dann immer, wann Sie erreichbar sind. Oder Sie erstellen einen Kalender dafür, was und wann in Ihrem Blog veröffentlicht werden soll und teilen diesen mit Ihrer ganzen Redaktion. Oder Sie laden jemanden persönlich ein, was Sie direkt aus Google Calendar heraus erledigen können. Die eingeladene Person kann dann nach Eingang bestätigen oder ablehnen.

Als App gibt es den Kalender auch, und durch ständige Synchronisation ist alles auf dem gleichen Stand – Sie können sogar im Offline-Modus darauf zugreifen. Um keinen Termin zu verpassen, können Sie sich eine Erinnerung per Push-Nachricht, E-Mail oder SMS zuschicken lassen. Wie Sie mit Google Calendar starten, beschreibt dieses (englische) Video wunderbar (obwohl es sich eigentlich an amerikanisches Lehrpersonal richtet):

Todoist

Todoist ist ein umfangreiches To-Do-Listen-Tool. Es ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen ein kollaboratives Arbeiten miteinander. Sie legen etwa ein Projekt an und laden diejenigen dazu ein, die auch daran mitarbeiten sollen. Diese können dann direkt zugreifen. Sie können Aufgaben zuteilen und Unterkategorien anlegen. Haben Sie Anmerkungen zu einem Dokument, können Sie diese direkt einfügen, genauso wie PDFs, Fotos oder Tabellen. Ihre Mitarbeiter:innen sehen das dann auch.

Eine integrierte Funktion namens »Karma« ermöglicht es Ihnen, die eigene Produktivität spielerisch nachzuverfolgen. Etiketten und Filter helfen dabei, eine klare Struktur zu behalten und damit nichts vergessen wird, können Sie Erinnerungen hinzufügen. Und das geht auf ganz einfachem Wege, z. B. »Jeden Tag um 09:00 Uhr«. Die Erinnerungen erscheinen dann nach Ihren Wünschen per E-Mail, Push-Benachrichtigungen oder SMS. Und klar, Todoist gibt es auch als App für Smartphones und Tablets.

Diesen Dienst bekommen Sie zwar grundsätzlich auch kostenlos, er ist dann aber nicht für Ihr Unternehmen geeignet. Deshalb müssten Sie wahrscheinlich einen kostenpflichtigen, aber verhältnismäßig preiswerten Account kaufen. Es gibt verschiedene Preismodelle, die Sie hier finden. Und so sieht Todoist im Betrieb aus:

Dropbox Business

Stellen Sie sich vor, dass Ihr Team bundes- oder sogar weltweit verteilt statt an einem einzigen Ort zusammensitzt – ein in Zeiten des Home-Office nicht unbedingt weit hergeholter Gedanke. Ihr Unternehmen unterhält keine große eigene IT-Infrastruktur, weil Ihr Betrieb einfach zu klein dafür ist – und darunter fallen nun einmal die meisten der deutschen Betriebe. Dennoch müssen Sie mit Ihrem Team oder externen Partner:innen Daten austauschen, vieles davon zu groß für einen E-Mail-Anhang. Hier kommt Dropbox ins Spiel.

Wenn Sie eine Datei in einen speziellen Ordner auf Ihrer Festplatte legen, wird sie automatisch mit Dropbox synchronisiert und in die Cloud – also auf einen Server im Internet – hochgeladen. Sie oder andere Personen, die Sie dafür autorisieren, können dann von jedem anderen Computer oder Smart-Gerät diese Datei abrufen und herunterladen. Dropbox ist also eine Art Online-Server für kleine Unternehmen.

Hier ein Überblick über die Business-Funktionen:

Fazit zu Blogging-Tools

Im digitalen Zeitalter ist es essenziell, die richtigen Werkzeuge zur Hand zu haben, um den Informations- und Arbeitsfluss effizient zu gestalten. Die Blogging-Tools, die ich Ihnen hier vorgestellt habe, bieten ein breites Spektrum an Funktionen, die speziell darauf abzielen, Ideen zu sammeln, Projekte zu organisieren und die Produktivität zu steigern. Egal, ob Sie allein arbeiten oder ein kleines Team führen, diese Tools können die Zusammenarbeit vereinfachen und die Effizienz steigern. Sie bieten Möglichkeiten zur Erstellung und Zuweisung von Aufgaben, Kollaboration in Echtzeit, Terminverwaltung und sicheren Dateiaustausch, was für einen reibungslosen Betrieb unerlässlich ist. Obwohl einige dieser Tools kostenpflichtig sind, kann die Investition durch eine verbesserte Arbeitsleistung und eine höhere Produktivität mehr als ausgeglichen werden. Es lohnt sich, diese Blogging-Tools zu erforschen und zu erproben, um zu sehen, welche am besten zu Ihren spezifischen Bedürfnissen passen.